[轉] 如何成功主持會議?

主講人：葉微微（卓睿、卓微企管顧問公司董事長）　　　

　開會是一個很重要的能力，除了參與會議，主持會議的能力更是關鍵，影響整個會議的
運作與實質效益。既然大家花了時間開會，自然希望討論事項能透過會議獲得有效的解決
；一個失序、缺乏條理的會議，只是浪費大家的時間與公司的資源成本。

　因此主席是會議中的靈魂人物，公司裡的每一個人都應該輪流練習主持會議，藉此學習
掌握時間、管理有效的議程討論、並獲致結果、減少衝突。


座位安排學問大

　首先，會議席次的安排便是一門大學問，雖然這通常得仰賴幕僚，但主席更應深諳此間
的道理。如果幕僚對會議的內容與公司人事狀況了解的話，透過安排議程與座次，便能化
通無阻的同仁，這個人必須能維持公正客觀，同時勇於提醒主席應注意事項，以利會議進
行。

　為了不讓會議的權力偏重一方，主管們不宜坐在一起，各部門主管與部屬最好穿插著坐
，同部門的主管與部屬不要坐隔壁，而應坐斜對面，部屬才能暢所欲言。不過，欲協助主
管開會的部屬，則可以坐在主管右手邊以便備詢。

　重要的是，老闆座位旁邊最好安排一個敢言的人，才不會讓老闆主導會議，而部屬卻
總是沈默。
另外，也可以用座位的布置來調節一些可預見的衝突；例如，不要安排原本就針鋒相對的
同仁，直接面對面地坐著開會，而可安排他們坐較遠的斜對面、或坐成L型，中間隔幾位
能緩衝兩位歧見的同事。　所以比較好的會議桌，確實是圓形或橢圓形的，方桌會給人談
判、好像戰場的感覺。

　而在會議進行中，若出現與會者發言離題或是交頭接耳的情況，主席應該禮貌地提醒與
會者，因時間有限，請回到正題或集中精神；若是主席自身發言離題，則有賴與會者的會
議管理能力，提醒主席回到正題。

　另外在階級分明的組織中，主席必須要能引導、邀約每個人發言。如果有少數人的意見
過於踴躍，似乎壟斷了會議的發言權，主席可以表示，希望徵求新的意見，請其他沒有發
表意見的人輪流發言；輪流發言使每個人都有表達的機會，而且「對事不對人」，壟斷發
言者也不會覺得不舒服。


謹守中立原則

　若會議中發生衝突，主席必須非常敏銳，最重要的原則便是「中立」，唯有中立才能保
持客觀，引導大家做「意見之爭」，而非「人與人之爭」。有一句話說得很好：「人與人
的競爭是毀滅性的，但是意念與意念的競爭是建設性。」就事不就人，出了會場，會議中
的一切意見之爭不會帶有任何殺傷力。所以當衝突發生，主席必須提醒每個人就事而論，
別做人身攻擊。

　具爭議性的討論如果破裂，不要僵持不下，主席應先請大家討論其他議案，緩和氣氛後
再討論，或者將該議案盡快擇日再議。

但是在此次的會議結束前，應討論大家散會後的準備工作；例如，請意見不同的兩方，準
備齊全的相關資料，以便於下次會議中提出討論。而不是將棘手的議案擱置、延後再議，
大家卻仍然沒有準備、兩手空空地參加下次會議，又是一場從零開始的爭議，吵鬧不休，
永遠沒有辦法解決問題、獲致結論。　所以散會的條件是，清楚擬定下次的議程或方向，
而且時間必須盡快且經大家同意。

　只要每個人都具備參加會議或主持會議的能力，充分地投入議程，自然較願意為自己在
會議中的承諾或決策負起責任，一切決策的執行才會真正落實。